Kalo tek përmbajtja

Mbrojtja e biodiversitetit duke mbështetur njerëzit

Bëni kërkesë për një Grant

Menaxhimi i kërkesave financiare të grantit tuaj

 

Pamje nga afër e lules së purpurt.

Kjo faqe është zhvilluar për Përfituesit e Mëdhenj të Granteve brenda një pike të nxehtë të CEPF. Nëse jeni një përfitues i R2C2, një SGP ose një granti të vogël, vini re se mund të aplikohen kërkesa të ndryshme ose shtesë për llojin tuaj të grantit. Ju lutemi kontaktoni Menaxherin tuaj të Granteve ose Ekipin Rajonal të Zbatimit për udhëzime të mëtejshme.

Nëse jeni një përfitues i grantit nga CEPF, hapi më i rëndësishëm në përgatitjen për të menaxhuar kërkesat financiare që lidhen me projektin tuaj është rishikimi i marrëveshjes suaj të grantit. (Nëse jeni aplikant, mund të rishikoni version model i marrëveshjesJu lutemi vini re se marrëveshjes suaj mund t'i shtohen klauzola shtesë, varësisht nga donatori që financon projektin tuaj.)

Në Shtojcën 1 të marrëveshjes suaj, do të gjeni aktivitetet dhe buxhetin e projektit të miratuar nga CEPF. Fondet e CEPF mund të përdoren vetëm për aktivitetet dhe fushëveprimin e miratuar të projektit.

Ju lutemi, merrni parasysh udhëzimet në këtë faqe të rëndësishme për grantet e mëdha dhe të vogla, përveç rasteve kur përmendet ndryshe.

Më poshtë do të gjeni informacione dhe burime shtesë për t'ju ndihmuar të lundroni në kërkesat e CEPF. Përgatitja tani për mënyrën se si do të organizoni dokumentacionin tuaj mbështetës do t'ju ndihmojë në planin afatgjatë!

E dimë që kjo mund të duket shumë, por mos u shqetësoni. Jemi këtu për t'ju ndihmuar! Menaxheri juaj i Granteve është gjithmonë i disponueshëm për t'iu përgjigjur pyetjeve tuaja. 

Kurs trajnimi online

CEPF ka zhvilluar video për të ndihmuar përfituesit e granteve të kuptojnë kërkesat financiare të grantit të tyre. Kushdo nga organizata juaj që është i përfshirë në menaxhimin financiar të grantit dhe/ose zbatimin e aktiviteteve të projektit të financuara nga CEPF duhet të shikojë videot të cilat janë të arritshme në YouTube përmes lidhjeve më poshtë.

Seri Video Orientuese për Përfituesin e Grantit

Ne ju inkurajojmë t'i rishikoni këto video gjatë gjithë periudhës së grantit tuaj nëse keni pyetje specifike për një temë. Nëse nuk mund ta gjeni përgjigjen për pyetjen tuaj, ju lutemi kontaktoni menaxherin tuaj të granteve.

Modele të Raporteve Financiare

Modelet për raportet e zakonshme dhe ndjekjen e shpenzimeve gjenden më poshtë. Nëse organizata juaj ka tashmë procedura dhe kërkesa për dokumentacion të përcaktuara, mund të vazhdoni t'i përdorni ato, me kusht që ato të përfshijnë informacionin e kërkuar.

Raporti i Detajuar i Transaksioneve

Një raport i detajuar i transaksioneve—i njohur edhe si raport i transaksioneve të librit kryesor—është një spreadsheet Excel që gjurmon shpenzimet e bëra për projektin tuaj CEPF për periudhën specifike të raportimit. Ai mbështet raportet financiare që do të paraqisni përmes ConservationGrants duke renditur detajet e çdo shpenzimi që është bërë gjatë periudhës së raportimit.

Kontrolloni seksionin "raportim" të marrëveshjes suaj të grantit për të zbuluar nëse nga organizata juaj kërkohet të paraqesë një raport të detajuar të transaksionit.

Nëse kërkohet për grantin tuaj, raporti i detajuar i transaksionit duhet të dorëzohet në të njëjtën kohë me raportin financiar. Orari i raportimit për grantin tuaj mund të gjendet në seksionin "Raportimi" të Marrëveshjes suaj të Grantit. 

Nëse organizata juaj ka një sistem të automatizuar të kontabilitetit, ju do të gjeneroni raportin përmes atij sistemi. Gjurmimi i informacionit me dorë është gjithashtu i mirë.

Pavarësisht nëse jeni duke përdorur një sistem kontabiliteti të automatizuar ose manual, raporti duhet të dorëzohet në një tabelë Excel. Çdo transaksion duhet të përfshijë sa vijon:

  • Data e faturës
  • Data e pagesës (e cila duhet të jetë brenda periudhës raportuese në shqyrtim)
  • Kategoritë kryesore të shpenzimeve të CEPF (të gjetura në raportin tuaj financiar në internet)
  • Paguesi
  • Përshkrimi i shpenzimeve
  • Kursi i këmbimit i përdorur (nëse nuk po e menaxhoni projektin tuaj në dollarë amerikanë)
  • Shuma në USD

CEPF e konsideron datën e pagesës si datën kur paratë dalin nga llogaria juaj. Mund të ndodhë që data e pagesës për një shpenzim të jetë në tremujorin pasardhës për një shpenzim në tremujorin aktual. Ju lutemi gjithmonë ndiqni datën e pagesës kur dorëzoni raporte për të kuptuar se cilin tremujor duhet të raportoni. 

Nëse është e dobishme, mund të zgjidhni të përdorni një nga shabllonet e CEPF më poshtë.

Formulari i asgjësimit të aseteve

Fleta kohore

Sipas marrëveshjes suaj të grantit CEPF, ju kërkohet të mbani gjurmët e kohës aktuale që stafi në organizatën tuaj shpenzon duke punuar në grantin e CEPF. Vlerësimet e kohës, ose tarifat e kohës së stafit bazuar në buxhet, nuk do të miratohen. Nëse ka anëtarë të stafit që punojnë në projektin CEPF me kohë të pjesshme, orari i tyre duhet të përfshijë edhe të gjithë donatorët e projekteve të tjera për të cilët ata punojnë.

Më poshtë janë shabllone, të cilat mund t’i përdorni ose modifikoni. Mund të përdorni edhe formularin tuaj, me kusht që të përmbajë të njëjtin informacion.

Ditari i automjeteve

Ditarët e automjeteve përdoren për të gjurmuar përdorimin e karburantit dhe mirëmbajtjen e një automjeti që përdoret për grantin CEPF. Ditarët e automjeteve duhet të përfshijnë:

  • Data e udhëtimit
  • Vendndodhja e fillimit dhe e përfundimit
  • Filloni dhe përfundoni leximin e odometrit
  • Distanca e përshkuar
  • Arsyeja e udhëtimit
  • Nënshkrimi i udhëtarit
  • Emri i shoferit

Më poshtë janë tre shabllone, të cilët jeni të mirëpritur t'i përdorni ose modifikoni. Ju gjithashtu mund të përdorni formularin tuaj, me kusht që të përmbajë të njëjtin informacion.

Nëse keni ndonjë pyetje mbi shabllonet ekzistuese që organizata juaj mund të dëshirojë të përdorë ose përshtatë për projektin CEPF, ju lutemi ta ndani me Menaxherin tuaj të Granteve para përdorimit.

Nënkontrata dhe Nëngrante 

Termat e rrjedhjes poshtë

Nëse keni nënkontrata (dmth., konsulenca) dhe/ose nën-grante në buxhetin tuaj, do t'ju duhet të lidhni një marrëveshje ligjërisht të detyrueshme me atë person ose organizatë. Nga nënkontraktorët dhe nën-grantmarrësit kërkohet të respektojnë të njëjtat terma dhe kushte të përcaktuara në marrëveshjen e grantit të CEPF. 

Këto marrëveshje duhet të përfshijnë kushtet rrjedhëse të CEPF-së, deklaratën e integritetit (për grantet e financuara nga AFD) dhe kodin e sjelljes. Mund t'i gjeni këto klauzola në Marrëveshjen tuaj të Grantit. Ju lutemi të kontaktoni Menaxherin tuaj të Grantit për një kopje të klauzolave ​​të nevojshme.

Ekzaminimi i sigurisë

Përpara lëshimit të ndonjë nën-granti ose nënkontraktimi duke përdorur fonde nga CEPF, përfituesit e grantit duhet të kontrollojnë nën-grantuesit dhe ofruesit e tyre të shërbimeve dhe të ruajnë rezultatet e shqyrtimit si pjesë e dokumentacionit mbështetës të grantit. Së paku, përfituesit e granteve të CEPF duhet të verifikojnë identitetin ligjor të nën-grantmarrësve dhe ofruesve të shërbimeve dhe të kontrollojnë emrat e verifikuar, duke përfshirë emrat e anëtarëve të organeve drejtuese përkatëse dhe çdo personeli të projektit, kundrejt të gjitha listave të mëposhtme:

Politika e prokurimit

Nëse procesi i prokurimit nuk është bërë si duhet, CEPF mund të mos miratojë shpenzimet tuaja.

Para se të blini ndonjë mall ose shërbim me fondet e CEPF-së, shqyrtoni me kujdes Marrëveshjen tuaj të Grantit. Kushtojini vëmendje të veçantë Seksioneve "Përdorimi i Fondeve dhe Burimeve" dhe "Prokurimi i Mallrave dhe Shërbimeve", si dhe Shtojcës 2 (politika e prokurimit).

Pasi të njiheni me politikën e prokurimit, rishikoni buxhetin e propozimit tuaj dhe identifikoni me ekipin tuaj të gjitha shpenzimet e shërbimeve ose pajisjeve të barabarta ose më të mëdha se 10,000 dollarë amerikanë. Nëse nuk miratohen gjatë fazës së propozimit, ose nuk dihen me emër para kontraktimit, këto do të kërkojnë miratim, prandaj planifikoni kohë të mjaftueshme për të ndjekur procedurat e duhura të prokurimit.

Për udhëzim hap pas hapi mbi prokurimin, ju rekomandojmë të përdorni udhëzimet e prokurimit për mallra ose shërbime, të cilat përfshijnë modele, më poshtë, që mund t'i përshtatni dhe përdorni.

Mallra dhe Shërbime

Kodi i Sjelljes i CI-së

Udhëzues prokurimi
- Anglisht (Excel - 23 KB)
- francez (Excel - 31 KB)
- indonezian (Excel - 23 KB)
- portugalisht (Excel - 31 KB)
- rusisht (Excel - 29 KB)
- Spanjisht (Excel - 23 KB)

Deklarata e Integritetit të AFD-së
- Anglisht (Fjala - 31 KB)
- francez (PDF - 146 KB)
- portugalisht (Fjala - 33 KB)
- rusisht (Fjala - 29 KB)
- Spanjisht (Fjala - 28 KB)

Matrica e Krahasimit të Ofertave
- Anglisht (Excel - 20 KB)
- francez (Excel - 20 KB)
- indonezian (Excel - 20 KB)
- portugalisht (Excel - 20 KB)
- rusisht (Excel 12 KB)
- Spanjisht (Excel - 12 KB)

Urdhri i Blerjes
- Anglisht (Fjala - 474 KB)
- francez (Fjala - 27 KB)
- indonezian (Fjala - 18 KB)
- portugalisht (Fjala - 26 KB)
- rusisht (Fjala - 18 KB)
- Spanjisht (Fjala - 17 KB)

Kërkesa për kuotim
- Anglisht (Fjala - 48 KB)
- francez (Fjala - 36 KB)
- indonezian (Fjala - 35 KB)
- portugalisht (Fjala - 35 KB)
- rusisht (Excel - 27 KB)
- Spanjisht (Excel - 25 KB)

Kërkesa për Propozime
- Anglisht (Fjala - 90 KB)
- francez (Fjala - 64 KB)
- indonezian (Fjala - 66 KB)
- portugalisht (Fjala - 63 KB)
- rusisht (Fjala - 54 KB)
- Spanjisht (Fjala - 52 KB)

Nëse procesi i prokurimit nuk kryhet siç duhet, CEPF mund të mos i miratojë shpenzimet tuaja. Prandaj, ju lutemi të kontaktoni Menaxherin tuaj të Granteve për t'ju ndihmuar, përpara se të filloni procesin. Mund t'i referoheni edhe diagrameve më poshtë.

Modeli i justifikimit me burim të vetëm

Blerjet e mallrave dhe shërbimeve që janë të barabarta ose tejkalojnë 10,000 dollarë amerikanë duhet të kalojnë përmes një procesi tenderimi (shpjeguar më sipër). Megjithatë, në disa raste të jashtëzakonshme, këto blerje mund të bëhen me burim të vetëm. Në rastet e rralla kur një proces konkurrues nuk është i mundur, shpenzimet tuaja duhet të miratohen me shkrim nga CEPF përpara blerjes. Ju do të duhet të paraqisni një justifikim në CEPF për zgjedhjen e burimit të vetëm duke përdorur shabllonin e mëposhtëm. 

Ju lutemi mbani mend se dështimi për të marrë miratimin me shkrim përpara blerjes së një malli ose shërbimi në bazë të zgjedhjes së burimit të vetëm do të rezultojë në një deklaratë moslejimi

Modeli i auditimit të projektit

Pyetjet e bëra më shpesh

Prokurimit

A duhet të shkojmë me ofertën më të lirë nga tre, apo mund të japim justifikim bazuar në faktorë të tjerë?
CEPF pret që ju të zgjidhni ofertën më të mirë për sa i përket cilësisë dhe çmimit; nuk ka nevojë të jetë domosdoshmërisht më e lira. Ne i besojmë gjykimit tuaj. Ju lutemi mbani në dosje arsyetimin e vendimit tuaj.

A është e mjaftueshme të kërkoj tre kuota çmimesh, apo duhet të marr tre kuota çmimesh?
Ju duhet të merrni të paktën tre kuota çmimesh. Ne ju sugjerojmë që të kërkoni të paktën pesë për t'u siguruar që të merrni minimumin e kërkuar të tre kuotave përkatëse.

Do të doja të nënshkruaja më shumë se një marrëveshje konsulence nën të njëjtin grant CEPF me të njëjtin konsulent. A lejohet kjo? 
Po, megjithatë, detyra, qëllimi i punës dhe periudha e kryerjes nuk duhet të mbivendosen.

Si vazhdim i pyetjes së mësipërme, nëse nënshkruaj më shumë se një kontratë me të njëjtin konsulent nën një grant të CEPF dhe secila kontratë është më pak se 10,000 USD-por shuma totale e kombinuar për konsulentin është e barabartë ose më e madhe se 10,000 USD-çfarë duhet të bëj?
Në këtë situatë, do t'ju duhet të merrni të paktën tre oferta për shërbimet e kërkuara përpara se të hyni në një marrëveshje ligjërisht të detyrueshme me konsulentin e përzgjedhur. Kjo mund të përbëjë një vazhdim të punës në të cilën një burim i vetëm do të ishte i lejueshëm. Ju lutemi të kontaktoni Menaxherin tuaj të Granteve për udhëzime të mëtejshme.  

Raportimi

A do të marr një përgjigje nga CEPF se raporti im është dorëzuar (përveç përgjigjes së automatizuar të ConservationGrants)?
Do të merrni vetëm një konfirmim automatik. Menaxheri juaj i Granteve dhe/ose Drejtori i Granteve do t'ju kontaktojnë nëse nevojiten informacione ose rishikime shtesë.

A mund t'i rikthehem raporteve të dorëzuara dhe t'i rregulloj ato nëse periudha e raportimit ka kaluar?
Jo. Ju lutemi rregulloni gjithmonë një raport të kaluar duke përfshirë korrigjimin ose sqarimin në raportin aktual. Pasi një raport është miratuar, ai bllokohet për modifikim.

A ka ndonjë format të veçantë për raportim (financiar dhe performancë)?
Po, raportimi i granteve të mëdha bëhet përmes ConservationGrants. Pasi granti juaj të jetë aktiv, ju do të jeni në gjendje të aksesoni orarin tuaj të raportimit përmes të njëjtit informacion të hyrjes që keni përdorur për të zhvilluar propozimin tuaj të projektit.

Raporti Financiar

Si mund të kërkoj një pagesë?
Për pagesën tuaj fillestare, CEPF do të lirojë shumën e përcaktuar në marrëveshjen tuaj të grantit në seksionin e quajtur "pagesa" pas marrjes së marrëveshjes suaj të kundërfirmosur të grantit. Pagesat pasuese do të bëhen në përputhje me seksionin "pagesa" të marrëveshjes së grantit duke përdorur kutinë e shpenzimeve të parashikuara në raportin tuaj financiar.

Si llogaritet pagesa ime?
Në secilin prej raporteve tuaja financiare, ekziston një kuti "shpenzime të parashikuara" për të futur shumën që vlerësoni se do të shpenzoni në muajt e ardhshëm. Përfituesit e granteve që duhet të raportojnë çdo tremujor duhet të vlerësojnë shpenzimet për pesë muajt në vijim; ata me raporte mujore duhet të vlerësojnë për tre muaj. Me këtë informacion, sistemi do të llogarisë pagesën tuaj bazuar në atë që na keni komunikuar se ju nevojitet, si dhe shumën që keni ende në llogarinë tuaj bankare (Shpenzime të Parashikuara - Para në Dorë = Shuma e Sugjeruar e Pagesës). CEPF mban të drejtën ta zvogëlojë këtë shumë para se të lëshojë pagesën.

A duhet CEPF të shohë origjinalet e të gjitha faturave?
Mbani gjithmonë origjinalet në dosje, por nuk keni nevojë t'ia dërgoni ato CEPF-së së bashku me raportet tuaja, përveç nëse kërkohet nga marrëveshja juaj e grantit ose nga Menaxheri juaj i Grantit. Nëse kërkohen ose kërkohen fatura, kopjet janë në rregull. Origjinalet duhet t'i vihen në dispozicion CEPF-së gjatë vizitave në vend ose auditimeve. Nëse kërkohen ose kërkohen, kopjet janë në rregull. Origjinalet duhet t'i vihen në dispozicion CEPF-së gjatë vizitave në vend ose auditimeve.

Si duhet t'i menaxhoj kurset e këmbimit për shpenzimet e grantit tim CEPF?
Ne ju sugjerojmë të përdorni të njëjtin kurs këmbimi me të cilin keni marrë pagesën e fundit. Ju gjithashtu mund të ndiqni politikën e organizatës suaj në lidhje me trajtimin e kurseve të këmbimit, me kusht që metoda që përdorni të mbetet e qëndrueshme gjatë gjithë afatit të grantit dhe që ju të shkëmbeni fondet me kursin më të mirë të disponueshëm të autorizuar nga ligjet dhe rregulloret në fuqi.

A mund të transferoj fonde ndërmjet linjave të buxhetit (p.sh. mobilje në pajisje) dhe brenda linjave të buxhetit (p.sh. fluturimi për në akomodim)?
Ju mund të transferoni fonde nga një zë me kosto të drejtpërdrejtë deri në 15 përqind të shumës totale të grantit tuaj. Përtej kësaj, duke përfshirë rishikimin e zërit të kostos së mbështetjes së menaxhimit, duhet të kërkoni miratim nga Drejtori juaj i Granteve dhe CEPF do të duhet të përpunojë një ndryshim.

Çfarë ndodh me fondet që mbeten në buxhetin tim nga një vit në tjetrin?
Fondet e pashpenzuara nga viti i kaluar transferohen automatikisht në vitin aktual. Nëse nuk keni qenë në gjendje të kryeni një aktivitet gjatë një periudhe, nuk do t'i humbisni ato fonde dhe do të jeni në gjendje t'i shpenzoni paratë gjatë periudhës tjetër. Sigurohuni që t'ia komunikoni Drejtorit të Granteve çdo vonesë në planin e projektit tuaj.

Nëse jam ngarkuar me tarifa bankare, ku duhet t'i regjistroj ato?
Regjistroni tarifat bankare në linjën buxhetore “Tarifat e Bankës dhe Sigurimeve”.

Kur shpenzoj më pak se sa ishte planifikuar për aktivitete të caktuara, a më lejohet t'i shpenzoj ato fonde për aktivitete të tjera, ose të hartoj aktivitete të reja që janë në përputhje me objektivat e projektit tim?

 

Ju mund të transferoni fonde nga zërat e linjës me kosto direkte deri në 15% të shumës totale të grantit tuaj pa miratimin paraprak nga CEPF.

Ju mund të transferoni fonde nga zërat e linjës me kosto direkte deri në 15 përqind të shumës totale të grantit tuaj. Nëse fondet e transferuara përfaqësojnë më shumë se 15 përqind, ju duhet të kërkoni miratimin nga drejtori juaj i grantit.

Nëse miratohet, do të përpunohet një ndryshim. Ju lutemi njoftoni Drejtorin tuaj të Granteve nëse dëshironi të përdorni fonde për aktivitete të reja për t'u siguruar që nuk kërkon një ndryshim në kornizën logjike të projektit.

A është e mundur të përdoren fondet e grantit për një shpenzim të jashtëzakonshëm që lidhet me projektin, por që nuk ishte planifikuar si pjesë e propozimit dhe planit të punës?
Të gjitha fondet e grantit duhet të përdoren për aktivitetet dhe buxhetin e miratuar në marrëveshjen tuaj të grantit. Nëse dëshironi të përdorni fondet e CEPF-së për aktivitete të pa planifikuara fillimisht, do t'ju duhet miratimi i CEPF-së përpara se të filloni këto aktivitete të reja. CEPF do të këshillojë nëse kërkohet një ndryshim në marrëveshjen tuaj të grantit.

Auditimi

Kush e zgjedh auditorin?
Nëse kërkohet një auditim i projektit, përfituesi i grantit do të zgjedhë një firmë të pavarur auditimi, të cilën CEPF më pas do ta miratojë. Çdo vit, auditori do të vlerësojë shpenzimet e kryera dhe aktivitetet e kryera si pjesë e grantit.

A ka CEPF një format të preferuar për auditim?
Për auditimin institucional, CEPF preferon ta marrë dokumentin në formatin PDF. Për auditimin e projektit, ju lutemi shqyrtoni dhe ndiqni "fushëveprimin e punës" të bashkëngjitur në marrëveshjen tuaj të grantit. Nëse ju nevojitet një model auditimi i projektit, një i tillë është i disponueshëm në këtë faqe. 

A duhet të certifikohet auditimi?
Po, auditimi duhet të jetë i certifikuar, që do të thotë se duhet të bëhet nga një firmë auditimi plotësisht e akredituar dhe e pavarur.

A duhet të kryhet auditimi vetëm për llogaridhënien e projektit apo për të gjithë organizatën?
Kjo varet nga marrëveshja juaj e grantit, e cila duhet të specifikojë "auditim projekti" ose "auditim i organizatës". Një auditim i projektit do të testojë vetëm transaksionet që lidhen me grantin e CEPF, ndërsa auditimi i organizatës do të testojë transaksionet në të gjithë aktivitetet e organizatës.

A duhet të auditohen edhe bashkëfinancimet, duke ditur që ato fonde nuk kalojnë domosdoshmërisht përmes llogarisë së projektit tonë?
Për një auditim institucional, ato i nënshtrohen automatikisht testimit. Auditimet e projekteve nuk duhet të përfshijnë bashkëfinancim.

kontaktet

Nëse keni pyetje në lidhje me ndonjë nga sa më sipër, ju lutemi kontaktoni Menaxherin tuaj të Granteve.

Annie Kaufmann për:
- Madagaskari dhe Ishujt e Oqeanit Indian
- Pyjet Guineane të Afrikës Perëndimore

Caroline Borek për:
- Pyjet bregdetare të Afrikës Lindore 
- Ishujt Melanezian Lindore
- Malet e Azisë Qendrore

kristian lopez për:
- Andet tropikale
- Pellgu i Mesdheut

Mihanta Bakoliarimisa për:
-Madagaskari dhe Ishujt e Oqeanit Indian 

Priscila Oliveira për:
- Ishujt e Karaibeve
- Cerrado

Somalin Samonn për:
- Indo-Burma
- Wallacea

Gabriela Benito për:
- Përgjigje e Shpejtë për Krizat e Konservimit (R2C2)

Alba Lucia Roncancio për:
- Programi i Granteve të Vogla të GEF-it (SGP)

Kjo faqe u krijua për të ndihmuar përfituesit e granteve të CEPF të orientohen drejt kërkesave financiare të grantit të tyre. Nëse keni reagime në lidhje me dobinë dhe qartësinë e informacionit të mësipërm, ju lutemi t'ia dërgoni Menaxherit tuaj të Granteve ose te cepf@cepf.net. Faleminderit!

Vizitoni faqen në frëngjisht コア情報の日本語翻訳を読む

Ose përdorni Google Translate për të përkthyer faqen në anglisht në gjuhën tuaj:

Mundësuar nga Perkthe